Hay una conversación que se repite cada trimestre. El coach le manda a su gestor un puñado de tickets, el gestor le devuelve la mitad, y la frase es siempre la misma: "pues yo pensaba que esto sí".
Lo curioso es que suele fallar en las dos direcciones. Se deduce cosas que no puede, y no se deduce cosas que sí podría.
Este artículo es la lista de ambas, con lo que hace falta para justificar cada una. No son trucos ni atajos creativos: son las reglas, con la norma donde están escritas, para que puedas comprobarlas tú o llevárselas a tu asesor.
Con una advertencia por delante, que además es el motivo de que esto esté bien hecho: no soy asesor fiscal y esto no sustituye a uno. Lo que sí he hecho es ir a la ley en vez de copiar lo que dicen otros blogs, y pasarle el borrador a una asesora fiscal en ejercicio, que me corrigió dos cosas que yo daba por cerradas. Están corregidas abajo y son justo las más jugosas.
La lista, con lo que hace falta para cada una
Lo que sí, y lo que hace falta para que cuele
Casi nadie pierde una deducción por no tener derecho. La pierde por no tener el papel.
Cuota de autónomos
El recibo de la Seguridad Social. Se deduce íntegra.
Software de gestión de clientes
Factura a tu nombre fiscal, no a tu nombre a secas.
Seguro de responsabilidad civil
Póliza y recibos. Es el gasto que más se olvida y en este oficio es casi obligatorio.
Formación y certificaciones del sector
Factura, y que la formación tenga relación directa con tu actividad.
Material que usas para trabajar
Factura. Gomas, bandas, cintas métricas, básculas: lo que usas CON clientes.
Gestoría y asesoría
Factura mensual. Se deduce entera.
Teléfono e Internet
Si la línea es solo profesional, entera. Si es la de casa, entra en la regla de suministros.
Suministros de la vivienda afecta
Haberlo declarado en el 036 o 037, y aplicar la fórmula correcta.
Manutención en desplazamientos
Restaurante u hostelería, pago electrónico y máximo 26,67 € al día en territorio nacional.
Publicidad y promoción
Factura de la plataforma. Los anuncios de redes entran.
🥊 Y las 3 en las que te toca meterte en el ring
Estas no son ni un sí ni un no. Son un «depende», y el depende lo firma tu gestor, no un artículo de internet.
El coche
Tu gestora te dirá que depende de la actividad y de que puedas demostrarlo. Es de los gastos que más paralelas provoca, así que aquí no te fíes de ningún blog: métete en el ring con tu asesor y que decida quien firma.
Ropa deportiva PERSONALIZADA
Unas mallas con tu marca sí pueden contar como uniforme de trabajo en determinadas actividades. Las mismas mallas sin personalizar, no. La diferencia es literalmente el logo.
Suplementos para VENDER
Si los compras para revenderlos, no es consumo: es mercancía. Pero implica dar de alta un epígrafe nuevo y ahí aparece la prorrata de IVA. Ver el aviso de abajo antes de hacer nada.
Aviso de la prorrata: vender suplementos te obliga a dar de alta una actividad nueva, y al mezclar una actividad exenta de IVA con otra sujeta puede activarse la regla de prorrata (artículos 102 a 106 de la Ley del IVA). Eso cambia cuánto IVA puedes deducirte de todo lo demás, no solo de los botes. Es de las decisiones que se consultan ANTES, no después.
Y las 4 que te van a tumbar
Estas sí se deducen mucho y se caen en cuanto alguien las mira.
La ropa deportiva SIN personalizar
Si te la puedes poner el domingo, es tuya y no de tu actividad. Personalizada es otra historia, y está arriba.
Tu cuota del gimnasio donde entrenas tú
Es tu ocio o tu formación personal, no un gasto de tu actividad. Otra cosa es alquilar una sala para atender clientes.
Comidas con «clientes potenciales» sin justificar
Sin quién, cuándo y para qué, es una comida tuya. Y pagada en efectivo no se sostiene ni justificándola.
Los suplementos que te tomas tú
Consumo propio. Que te ayuden a rendir en tu trabajo no los convierte en gasto de la actividad. Comprarlos para venderlos es otra cosa, y está arriba.
Las cuatro de abajo comparten el mismo fallo: son gastos que también te sirven en tu vida privada. Ese es el filtro que aplica Hacienda, y el que conviene aplicarte tú antes. Las del ring fallan por otro motivo: no están mal, están sin demostrar.
Fíjate en la columna de la derecha, porque ahí está el dinero real. Casi nadie pierde una deducción por no tener derecho a ella. La pierde por no tener el papel.
Una factura a tu nombre de pila en vez de a tu nombre fiscal con NIF no vale. Un ticket de compra tampoco es una factura. Y si llevas la gestión de tus clientes repartida entre el móvil, un Excel y la cabeza, reconstruir todo esto en abril es una tarde perdida. Y un gasto pagado en efectivo del que no queda rastro es un gasto que, a efectos prácticos, no existe.
La regla de la casa, que casi todo el mundo aplica mal
Si trabajas desde casa, esta sección vale dinero.
En 2017 se cambió la ley para aclarar cómo se deducen los gastos de la vivienda parcialmente afecta a la actividad. Y lo que dice no es lo que la gente cree.
Dos reglas distintas para la misma casa
Si trabajas desde casa, no todo se deduce igual. Y confundirlas cuesta dinero en las dos direcciones.
Suministros
Agua, gas, electricidad, telefonía e Internet
La fórmula
30 % × (metros afectos ÷ metros totales)
Casa de 80 m². Despacho de 12 m² = 15 % de la vivienda. Factura de luz de 100 €. Deduces 30 % × 15 % = 4,50 €.
Ojo: El error más repetido es deducir 30 €, o sea el 30 % de la factura. No es eso.
Gastos de titularidad
IBI, comunidad, seguro del hogar, amortización
La fórmula
metros afectos ÷ metros totales, sin el 30 %
Mismo despacho de 12 m² sobre 80 m². IBI de 400 € al año. Deduces el 15 %, es decir 60 €.
Ojo: Aquí NO se aplica el 30 %. Es una regla distinta para la misma casa, y mucha gente le pone el 30 % igualmente y deduce de menos.
Regla recogida en el artículo 30.2, regla 5.ª de la Ley 35/2006 del IRPF, en la redacción que le dio la Ley 6/2017 del Trabajo Autónomo. Requiere haber declarado la afectación parcial de la vivienda en el modelo 036 o 037.
El error más repetido es deducir el 30 % de la factura de la luz. No es eso. El 30 % se aplica sobre la proporción de metros, así que si tu despacho es el 15 % de la casa, el resultado es el 4,5 % de la factura.
Y el error contrario, que también cuesta dinero: aplicar ese mismo 30 % al IBI, a la comunidad o al seguro del hogar. Esos van por la proporción de metros sin el 30 %, o sea el 15 % del ejemplo. Deducir de menos también es perder.
Los dos casos exigen haber declarado la afectación parcial de la vivienda en el modelo 036 o 037. Sin eso, ninguna de las dos reglas te sirve.
La manutención: tres condiciones, y se falla en la del efectivo
La ley permite deducir tus propias comidas cuando estás trabajando fuera, pero pone tres condiciones a la vez:
- En establecimientos de restauración y hostelería
- Pagadas por cualquier medio electrónico de pago
- Con el límite de 26,67 euros al día en territorio nacional
La que más se incumple es la segunda. Pagas el menú en efectivo, guardas el ticket, y ese gasto ya no es deducible por mucho que la comida fuera real y de trabajo. Con la tarjeta habría valido.
Es la regla más fácil de cumplir de todo el artículo y la que más dinero se deja por el camino.
Las que te tumban, y las que son una pelea
Aquí hay que distinguir tres cosas, porque meterlas en el mismo saco es lo que hace que la gente o se pase o se quede corta.
Las que se caen solas comparten todas el mismo fallo: son gastos que también te sirven en tu vida privada. Ese es el filtro que aplica Hacienda y conviene aplicártelo tú antes. El gimnasio donde entrenas tú te sirve a ti. Los suplementos te los tomas tú. Las mallas sin personalizar te valen el domingo.
Y luego están las que son un «depende», que no es lo mismo. No están prohibidas: están sin demostrar. Y ahí el artículo de internet no decide nada.
El coche: métete en el ring con tu gestor
Este es el campeón absoluto de las paralelas. Se puede deducir según la actividad y según lo que puedas demostrar, y esa frase tan corta esconde una discusión larga que depende de tu caso concreto.
Así que aquí no te voy a dar una regla, te voy a dar un consejo: ponte los guantes y métete en el ring con tu asesor. Que decida quien firma, que es quien responde si llega la carta.
Las mallas, si llevan tu marca, cambian de bando
Un matiz que importa y que mucha gente no aprovecha: la ropa personalizada sí puede contar como uniforme de trabajo en determinadas actividades. Unas mallas con tu logo no son las mismas mallas que unas de tienda.
La diferencia entre deducir y no deducir es, literalmente, el bordado.
Los suplementos: consumo no, mercancía sí (con aviso)
Los que te tomas tú no se deducen. Pero si los compras para venderlos, ya no son consumo: son mercancía, y eso cambia el planteamiento entero.
Ahora bien, vender implica dar de alta un epígrafe nuevo, y ahí aparece algo que casi nadie te cuenta antes: al mezclar una actividad exenta de IVA con otra sujeta puede activarse la regla de prorrata (artículos 102 a 106 de la Ley del IVA). Eso no afecta solo a los botes: cambia cuánto IVA puedes deducirte de todo lo demás.
Es exactamente el tipo de decisión que se consulta antes de tomarla, no después de haberla tomado.
Lo mismo aplica a la publicidad: los anuncios de redes sociales son gasto de la actividad como cualquier otro, y si además vendes producto, entran en el mismo replanteamiento.
La otra mitad del asunto, que es la que pilla a la gente
Hasta aquí hemos hablado de lo que pagas. Falta lo que cobras, y ahí hay una obligación que mucha gente descubre tarde.
Cuando facturas a tus clientes, la numeración tiene que ser correlativa por serie y por año. Y si tienes que rectificar una factura, la rectificativa lleva su propia serie. No es una recomendación de buenas prácticas: es lo que exige la normativa de facturación.
En la práctica esto significa que una hoja de cálculo es un problema esperando a pasar. Basta con borrar una fila, duplicar un número o emitir dos facturas el mismo día en orden distinto para tener un agujero en la serie que luego hay que explicar.
Es el mismo tipo de trabajo invisible que se come las horas sin que lo veas, como el que listamos en las 5 automatizaciones del coach de más de 50 clientes.
Es una de las razones por las que en TotalGains la numeración se asigna sola, de forma correlativa por emisor y año, y las rectificativas van en su propia serie. No es una función vistosa y no la pide nadie en una demo, pero es la que evita el problema en abril.
Y sí: el software de gestión es un gasto deducible más. Aparece en la lista de arriba por eso. En nuestro caso esa línea de tu hoja de gastos puede ser directamente cero hasta cinco atletas, pero eso es lo de menos aquí.
Qué hacer esta semana
Tres cosas concretas, por orden de lo que más dinero te devuelve:
Primero, revisa el 036. Dos cosas a la vez: si puedes deducirte la proporción de los gastos de tu casa, y si deberías dar de alta alguna actividad nueva. Lo segundo pilla a mucha gente que ya está vendiendo algo sin haberlo declarado.
Segundo, cambia cómo pagas las comidas de trabajo. Tarjeta siempre. Es gratis hacerlo bien y es la regla que más se incumple.
Tercero, mira tus últimas diez facturas emitidas. Si los números no van correlativos por serie y año, tienes algo que arreglar antes de que te lo encuentren.
Y una que no es de este trimestre pero sí de este año: si has empezado hace poco, revisa cuándo se te acaba la tarifa plana. El salto de cuota pilla desprevenido a mucha gente, y es justo el momento en el que conviene tener claro qué tarifa cobras y qué te queda de verdad por hora.
Preguntas frecuentes
¿Qué puede desgravar un entrenador personal autónomo?
Cuota íntegra, software, seguro de responsabilidad civil, formación del sector, material que uses con clientes, gestoría, teléfono e Internet, publicidad, y parte de la vivienda si trabajas desde casa y lo has declarado.
¿Puedo desgravar la ropa deportiva?
Sin personalizar, no. Con tu marca, sí puede contar como uniforme en determinadas actividades, porque deja de servirte fuera del trabajo.
¿Y el coche?
Depende de la actividad y de que lo demuestres. Es lo que más comprobaciones provoca, así que esa conversación es con tu asesor, no con un artículo.
¿Y mi cuota del gimnasio?
No, si es donde entrenas tú. Sí el alquiler de una sala para atender clientes.
¿Cómo se deduce la luz si trabajo en casa?
Un 30 % aplicado a la proporción de metros afectos, no a la factura. Si el despacho es el 15 % de la casa, deduces el 4,5 % del recibo. Y hay que haberlo declarado en el 036.
¿Las comidas de trabajo se deducen?
Sí, en restauración, pagadas por medio electrónico y con un máximo de 26,67 euros al día en territorio nacional. En efectivo no valen.
¿El software de gestión es deducible?
Sí, con la factura a tu nombre fiscal. Y ayuda con la obligación de numeración correlativa de tus propias facturas.
Fuentes
Todo lo anterior se puede comprobar en la norma. Los enlaces van al BOE, no a interpretaciones de terceros:
- Ley 35/2006, del IRPF, artículo 30.2, regla 5.ª. Es donde están la regla del 30 % de los suministros y las condiciones de la manutención.
- Ley 6/2017, de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo. La que dio a esa regla 5.ª su redacción actual, en vigor desde el 1 de enero de 2018.
- Manual práctico de Renta de la Agencia Tributaria, capítulo de rendimientos de actividades económicas en estimación directa.
Verificado el 25 de septiembre de 2026. La normativa fiscal cambia, así que si lees esto mucho después, comprueba la fecha. Y en cualquier caso, esto es información, no asesoramiento: las decisiones concretas de tu declaración las tomas con tu asesor.
Sobre el autor
Germán Martínez Calvente es fundador y desarrollador de TotalGains, la plataforma en español para entrenadores personales y nutricionistas online.
- 📍 La Zubia, Granada, España
- 🔗 Sobre nosotros
- 📸 Instagram @totalgainsfitness
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