Guía para gimnasios
VeriFactu en tu gimnasio: qué es, qué cambia y cómo activarlo
A partir de 2027 todas las facturas de España se registran en la Agencia Tributaria al emitirlas. TotalGains ya lo tiene listo. Tus socios no notan nada; tú lo activas en diez minutos, un día tranquilo, antes de tu fecha.
Vídeo 1 · Qué es VeriFactu, cuándo le toca a tu gimnasio, qué cambia y lo que ya no se podrá hacer (1 min 36 s).
Qué es VeriFactu, en una frase
Es el sistema con el que la Agencia Tributaria quiere que se emitan todas las facturas en España: cada factura se registra en Hacienda en el momento de emitirla y lleva un código QR con el que cualquiera puede comprobar que es auténtica. Lo fija el Real Decreto 1007/2023 y afecta a todos los programas de facturación, no solo a TotalGains.
Cuándo le toca a tu gimnasio
| Tu gimnasio es… | Obligatorio desde |
|---|---|
| Una sociedad (S.L., S.A., cooperativa…) | 1 de enero de 2027 |
| Un autónomo o una comunidad de bienes | 1 de julio de 2027 |
Son las fechas que marca la ley hoy; si cambiaran, nos adaptaríamos y te avisaríamos. Si tributas en el País Vasco o en Navarra, sigues tu sistema foral y VeriFactu no se aplica; si tu empresa ya está en el SII, tampoco. Antes de activarlo, confírmalo con tu asesoría.
Qué cambia para ti
- Cada factura que generes se registra en Hacienda al instante y sale con su código QR y la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT».
- Una factura registrada ya no se puede borrar ni editar. Si hay que corregir algo, se hace con una factura rectificativa; si se emitió por equivocación, se anula indicando el motivo. Es la ley, y es igual en todos los programas.
- Los tickets siguen siendo tickets. Puedes seguir cobrando como siempre y generar la factura cuando el socio la pida.
- Si Hacienda devolviera una factura (casi siempre porque el NIF o el nombre del socio no coinciden con su censo), la verás en Pagos → Facturas con el botón «Corregir y reenviar». Conserva el mismo número.
Qué no cambia
- Tus socios no notan nada. Siguen reservando, entrenando y viendo sus cosas en la app.
- Tus facturas y tickets anteriores no se tocan. Lo registrado es solo lo que emitas desde la activación.
- Tus cobros y tu día a día en el panel siguen igual.
- El precio. VeriFactu está incluido en tu cuota de TotalGains, sin coste adicional.
El día que sea obligatorio
Si llega tu fecha legal y todavía no lo has activado, el panel de gestión te pedirá activarlo antes de seguir registrando cobros y facturas: es la única forma de que TotalGains cumpla la ley desde ese día. Tus socios siguen reservando y entrenando con normalidad. Te lo recordamos por email 60, 30 y 7 días antes.
Lo más importante
Lo que ya no se podrá hacer con VeriFactu activo, y por qué
Conviene saberlo antes, para que no te pille de sorpresa el día que busques el botón. Sobre las facturas ya emitidas, en TotalGains desaparecen o se bloquean estas acciones:
| Ya no se puede… | En su lugar… |
|---|---|
| Borrar una factura emitida | Si se emitió por equivocación, se anula indicando el motivo. Su número no se reutiliza. |
| Editar una factura (importes, IVA, fecha, datos del socio) | Se emite una factura rectificativa que corrige la original. |
| Devolver una factura a ticket | La factura queda registrada; si hace falta, rectificativa o anulación. |
| Cambiar o reorganizar la numeración | La numeración va seguida y en orden, siempre. |
| Ponerle a una factura la fecha de otro día | La factura lleva la fecha del día en que se emite; la fecha del cobro va impresa como «fecha de operación». |
| Desactivar VeriFactu una vez activado | La ley no permite volver atrás hasta el 31 de diciembre de ese año; desde tu fecha legal es obligatorio. |
Los tickets y justificantes siguen funcionando como siempre, y las facturas que Hacienda devuelva se arreglan con «Corregir y reenviar».
Por qué: lo manda la ley, no TotalGains
El Real Decreto 1007/2023 obliga a que cada factura genere un registro encadenado al anterior y enviado a Hacienda en el momento, y a que el programa garantice que lo registrado no se puede alterar ni borrar (en palabras de la norma: integridad, inalterabilidad y trazabilidad). Un programa que permita borrar o modificar facturas no puede cumplir el reglamento, y la Ley General Tributaria (artículo 201 bis) sanciona tanto a quien lo fabrica como a quien lo usa, con hasta 50.000 € por ejercicio para el usuario. Por eso estas reglas son las mismas en todos los programas de facturación de España: TotalGains las aplica tal y como las exige la norma.
Elige cómo quieres trabajar
Al activar VeriFactu eliges entre dos formas de trabajar. Puedes cambiar después desde la misma pantalla.
Opción A · Ticket primero, factura cuando la pidan
Como hasta ahora. Al cobrar sale un justificante; cuando un socio quiere factura, pulsas «Generar factura» y se registra en Hacienda al instante. La opción que menos cambia tu rutina.
Opción B · Factura simplificada automática en cada cobro
Cada cobro emite una factura simplificada registrada con su QR, sin que hagas nada. Si un socio pide factura con su NIF, se convierte en completa. La opción que más te olvida de todo.
Vídeo 2 · Cómo se activa, paso a paso: requisitos, lo que aceptas y la confirmación (1 min 52 s).
Cómo se activa, paso a paso
Solo puede hacerlo el titular del gimnasio (la cuenta principal), desde el panel web o la app: Configuración → VeriFactu · Agencia Tributaria → «Activar VeriFactu».
- Requisitos. Datos fiscales completos (razón social, NIF y dirección); la representación ante la Agencia Tributaria, una autorización que se firma una sola vez (autónomos: por vídeo con tu DNI, en dos minutos y sin certificado digital; sociedades: descargas el modelo, lo firmas con el certificado de la empresa y lo subes); y la forma de trabajar, A o B.
- Lo que aceptas. Seis frases claras con lo que supone activarlo (registro al instante, no se puede deshacer, emitir factura por cada cobro y que los datos sean correctos es responsabilidad del gimnasio, lo anterior no cambia, los datos viajan por un componente certificado con servidores en la Unión Europea), el anexo de condiciones y tres casillas.
- Confirmar. Escribes el NIF de tu gimnasio y el código de un solo uso que te enviamos al email. Al pulsar «Activar VeriFactu» queda firmada el acta con fecha, hora y dispositivo, y te la enviamos en PDF.
Preguntas frecuentes
¿Por qué ya no puedo borrar ni editar una factura?
Porque lo exige la ley (Real Decreto 1007/2023): lo registrado en Hacienda no se puede alterar ni borrar, y así es en todos los programas de facturación de España. No es una decisión de TotalGains. Se corrige con una rectificativa o se anula indicando el motivo.
¿Tengo que hacer algo con las facturas antiguas?
No. Lo anterior a la activación se queda como está.
¿Puedo desactivarlo si cambio de opinión?
Una vez activado, la ley no permite volver atrás hasta el 31 de diciembre de ese año; y desde tu fecha legal es obligatorio. Por eso te pedimos el NIF y un código al confirmar.
¿Qué datos van a Hacienda?
Los de cada factura: importes, IVA, fecha y, en las facturas completas, nombre y NIF del socio. Van a través de Verifacti (Bilbabit, S.L.), componente certificado y colaborador social de la AEAT, con servidores en la Unión Europea.
¿Quién es el responsable de las facturas?
Tu gimnasio sigue siendo quien emite y quien responde de que los datos sean correctos. TotalGains genera la factura, la registra y lo guarda todo.
¿Y si Hacienda no está disponible en ese momento?
La factura se registra en cuanto vuelve a estarlo, sin que hagas nada. La ley lo contempla.
¿Qué ve el socio?
Su factura con un código QR. Si lo escanea, la sede de la AEAT le confirma que está registrada.
¿Qué datos del socio hacen falta para la factura?
Para la completa: nombre, NIF y dirección (calle, código postal y ciudad); si falta algo, la app te pide completar su ficha y volver a generar. Para la simplificada, ninguno.
¿Necesito certificado digital?
Si eres autónomo, no: la representación se firma por vídeo con tu DNI. Si eres sociedad, se firma con el certificado de la empresa.
¿Cuánto cuesta?
Nada aparte de tu cuota de TotalGains.
¿Dónde está la declaración responsable del programa?
En totalgains.es/verifactu y dentro de la app (Configuración → VeriFactu → Declaración responsable).
¿Dudas?
Escríbenos a soporte@totalgains.es y te ayudamos. Si tu asesoría quiere revisar algo, puede escribirnos también. La declaración responsable del programa está en totalgains.es/verifactu.
TotalGains · Germán Martínez Calvente · Esta guía se actualizará si cambia la normativa.